Заявочная кампания на базе платформы «1Сv8»

 

Заявочная кампания проводится в организациях с целью контролирования какого-либо процесса. Чаще всего – денежных средств, а точнее – расхода последних. Например, необходимо контролировать оплаты, то есть организация хочет, чтобы каждая оплата проходила процедуру подтверждения. При этом, например, для каждого подразделения состав лиц, ответственных за подтверждения этой оплаты должен быть различен. Именно для таких операций и предназначена подсистема «Заявочная кампания на базе 1С» от ООО «ИТМЭН».

Эта подсистема встраивается в уже существующую информационную базу предприятия.

Что бы провести заявочную кампанию, нужно определиться, какие из документов (заявок) должны быть в подсистеме. Их может быть несколько: заявка на оплату, заявка на покупку, заявка на расходование средств и т. д. (определяется желанием организации). Заявку того или иного вида в системе создает пользователь, наделенный соответствующими правами, и заявка им же отправляется на утверждение.

Далее заявка проходит процедуру утверждения ответственными лицами (бухгалтер, руководитель ЦФО и т.д.), которая определяется сценарием утверждения. В зависимости от выбранной аналитики (ЦФО, бюджетная статья, подразделение и т.д. ) перечень руководителей, которые должны завизировать заявку для разного рода платежей может быть разным. Отображение перечня руководителей в заявке происходит автоматически. Например, при одном ЦФО и бюджетной статье – состав визитеров: бухгалтер - > главный бухгалтер, а при другом – бухгалтер - > руководитель ЦФО - > финансовый директор.


Подробнее о заявочной кампании

        Для описания заявочной кампании, в качестве примеров и иллюстраций в данном случае используется демонстрационная база, которые не имеет отношения ни к одной из реально существующих баз. Все совпадения в названии организаций, имен ответственных руководителей и т.д. случайны.

        Процесс создания заявки прост, а для удобства пользования на пользовательскую панель выносится специальная закладка, например «Заявки» или «Заявки на утверждение» (см. рис.1). По нажатию на которую, открывается журнал заявок к утверждению. Содержимое журнала меняется в зависимости от возможных полномочий пользователя.
Вид заявок представлен на рис. 2 и 3 соответственно.
pic
Рис. 1.


picw
Рис. 2.

picr
Рис. 3.

Заявку можно как утвердить /утвердить по роли, как отклонить, так и отправить в доработку (рис. 4). Заявка получает статус «Утверждено» после того, как все ответственные руководители, указанные в данной заявке, завизируют её (рис.5). Для отдельных ролей возможно безусловное утверждение (утверждение без полного комплекта виз). Также формируется история изменения реквизитов в заявке.
pico
Рис. 4.


picgp
Рис.5.

Помимо этого, реализован механизм расчета лимитов в заявке. Расчет лимитов в заявке  происходит с учетом выбранных ЦФО, бюджетной статьи.
Строка лимита располагается в правом верхнем углу заявки (см. рис. 2-5). Цвет строки лимита зависит от знака. Красный цвет лимита означает, что лимит исчерпан, то есть сумма лимита отрицательна, а синий цвет, в свою очередь, означает, что сумма лимита имеет положительный знак или равна нулю.

 Для контроля и анализа проводимой заявочной кампании существуют отчеты по заявкам, например:

  • Отчет по планируемым платежам (рис. 6) позволяет видеть все неоплаченные заявки за выбранный период.  Отчет может быть сформирован с различной степенью детализации. То есть, реализована возможность получать отчет как по неоплаченным заявкам для всех организаций группы, так и для каждой конкретной организации в отдельности.


Рис. 6.

  • Отчет по фактическим платежам (рис. 7) аналогичен отчету по планируем платежам, с той лишь разницей, что выборка производиться по заявкам с датой фактической оплаты, попадающей в выбранный период, с той же возможностью детализации.

pich
Рис.7.

 

Для организации доступа к заявкам в системе реализуются различные журналы:

  • Журнал авторских заявок: реализует для пользователя возможность отследить состояние созданных им заявок (см. рис. 8).

 
Рис. 8.

  • Журнал для доступа к заявкам для руководителей ЦФО: реализует возможность редактирования заявок пользователем, с обозначенной выше ролью (см. рис. 9).

 
Рис. 9

  • Журнал для доступа к заявкам для главного бухгалтера: реализует возможность редактирования заявок пользователем, с обозначенной выше ролью.
  • Журнал заявки к утверждению: отображены все заявки, которые должен по роли утвердить  (отклонить/отправить в доработку) пользователь системы (см. рис. 10).


Рис. 10.

  • Журнал «Все Заявки»: реализует возможность видеть все заявки  в системе по всем ролям и с различными статусами. Просматривать журнал  имеют право пользователи, наделенные соответствующими полномочиями. В журнале реализована необходимая фильтрация для выбора и поиска заявок: организация, контрагент, автор заявки (см. рис. 11).

 
Рис. 11.


Для возможности проведения план – фактного  анализа реализован отчет «План – Факт». Отчет «План–факт» позволяет проводить анализ отклонения планируемых и фактических  платежей; отчет должен строиться на основе бюджета БДДС, с различной степенью детализации: как по подразделениям, так и в консолидированной форме.

 

Наши клиенты:


РУС ФУД МЕНЕДЖМЕНТ
Вагонмаш
Ralf Ringer
Баон
Такси-Стиль

Снежная Королева