Заявочная система как средство выхода из кризиса

 

 

Аннотация

        Как это ни парадоксально, существует множество всевозможных путей выхода из кризиса, стратегий, моделей и т.д. В данной статье, в качестве, как предупреждающей меры, так и в качестве реального действия по факту уже сложившейся кризисной ситуации на предприятии, предлагается использовать способ минимизации издержек и повышения эффективности, реализация которого основана на проводимой на предприятии  «заявочной кампании».
        «Заявочная кампания» должна позволять контролировать платежи путем визирования каждого исходящего платежа ответственными лицами (а также запрещать проводить платежи без утверждения), проверять соответствие проводимых платежей утвержденному бюджету в режиме реального времени и др.

 


Кризис?

        В сложившейся ситуации мы все обеспокоенны поиском ответа на один вопрос «Как сделать так, чтобы кризис меня не коснулся, не коснулся моей компании?» или «Как выйти из кризиса?»
        Как чаще всего бывает – ответ лежит на самой поверхности, но никто его замечать не хочет или считает не эффективным его применение, а зря.
        Первое, что приходит  на ум – это меньше тратить. Согласно данным опроса «Ernst & Young», 87% высших руководителей крупных корпораций из Америки, Европы и Азии считают своей главной стратегической целью в условиях кризиса сокращение издержек и контроль затрат.
        Но как понять, что является необходимым, а что действительно пустой тратой? На этот вопрос мы постараемся дать ответ ниже.
        Всем известно, что все расходные платежи сторонним организациям, а так же внутри самой организации, должны быть предварительно запланированы ответственным сотрудником в какой-либо форме. Чаще всего в форме заявок на оплату товаров/работ/услуг.
        Во многих компаниях используются бумажные формы для согласования расходных платежей, но только в некоторых принят электронный документооборот заявок на расходование средств и присутствуют развитые средства управления процессом утверждения заявки.

        Какими функциями должна обладать такая система? Что необходимо для того чтобы заявочная, бюджетная система служила средством оперативного управления, а не только инструментом построения корпоративной отчетности и анализа прошедших периодов?         Попробуем перечислить значимые признаки:

  1. Оперативный расчет лимитов бюджета. При оформлении заявки на расходование средств и дальнейшем ее утверждении, пользователь или ответственное лицо должен видеть информацию по доступным лимитам бюджета, которые рассчитываются на основании предварительно утвержденных планов, других открытых заявок и уже проведенных фактических платежей.
  2. Гибкая, настраиваемая форма сценария утверждения заявок. При формировании заявки по каждому конкретному аналитическому признаку должны быть установлены списки визирующих лиц, которые являясь компетентными специалистами в области, связанной непосредственно с аналитическим признаком, должны полностью нести ответственность за принятые решения.
    Поясним данное высказывание примером: пусть создается заявка на оплату покупки нового сервера. Ясно, что утверждать такую заявку должны специалисты IT - отдела, но никак не отдела снабжения. Помимо этого, сценарием утверждения должны предусматриваться случаи безусловного утверждения (то есть утверждения без полного комплекта виз) и случаи утверждения по условию (например, если сумма заявки больше суммы в N тысяч рублей, то тогда такая заявка должна попасть на утверждение к генеральному директору).
    Описанные задачи должны решаться на уровне настроек сценария утверждения заявки, поэтому так важно иметь механизм, который бы обладал прозрачной логикой настройки  списка ответственных лиц.
  3. Механизм разграничения доступа к заявкам. В компаниях, имеющих разветвленную организационную структуру, необходимо разграничить доступ к данным, в том числе и к создаваемым заявкам, с тем, чтобы сохранить конфиденциальность информации. То есть, важно, чтобы руководитель ЦФО1 смог бы визировать заявки только связанные с ЦФО1, а руководитель ЦФО2 соответственно только по ЦФО2.
  4. Механизм, позволяющий анализировать плановые платежи, «видеть» все возможные проблемы, связанные с платежами (например, разрыв кассы) и вовремя предпринимать меры, по предотвращению этих проблем.

        Только в том случае, если при реализации системы управления заявками был учтен этот механизм, можно предположить, что внедрение автоматизированной системы бюджетирования на основе «заявочной кампании» будет эффективным, и ее применение способно минимизировать издержки.
        Подводя итоги, можно сказать, что самое ценное, что можно посоветовать в кризисной ситуации – контролировать расход средств. Эта мера кажется несколько тривиальным решением. Однако просто задумайтесь над вопросом: «А знаете ли Вы, на что тратятся средства вашей компании? » «Какова сумма планируемых на послезавтра платежей?» «Кто принял решение об оплате?» «Можете ли Вы влиять на процесс расходования средств?» «Знаете ли вы текущее отклонение от планового исполнения бюджета?»
        Согласитесь, неплохо заполучить в свои руки такой элемент контроля и управления, который бы позволял Вам на все эти вопросы отвечать «Да», тем более что такие системы бюджетирования уже существуют на множестве крупных предприятий, что позволяет им минимизировать затраты в сложных условиях кризиса.

        «ИТМЭН» предлагает Вам свое решение как выхода из кризиса, так и улучшения финансовой дисциплины. Подробнее о «Заявочной кампании» здесь.

 
2008 год.
 
К началу страницы
 

Наши клиенты:


РУС ФУД МЕНЕДЖМЕНТ
Вагонмаш
Ralf Ringer
Баон
Такси-Стиль

Снежная Королева